Sewarumput.com – Apakah Anda sedang dipercayakan untuk merencanakan meeting tahunan kantor casual? Semangat. Kami yakin Anda bisa memberikan yang terbaik. Tetapi Anda mungkin berpikir apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu. Apakah dimulai dari mencari tahu tentang lokasi, pemasangan rumput sintetis indoor agar meeting tampak casual, menghubungi peserta? Tenang. Mari kami bantu untuk merencanakan satu per satu.
Perencana meeting kantor tidak hanya mengenai kursi-kursi dan microphone saja. Anda perlu suasana tepat yang sesuai dengan tujuan meeting, suhu ruangan, makanan dan hal-hal lain yang membuatkan para hadirin nyaman dan tidak menyadari adanya kesalahan dalam acara tersebut. Anda boleh berbangga diri bila tidak ada keluhan yang terdengar.
1. Transportasi
Bila perusahaan Anda berencana mengadakan pertemuan ini di luar kantor, salah satu hal yang perlu dipertimbangkan adalah transportasi. Apakah para staff ini boleh menggunakan kendaraan pribadi, naik transportasi umum atau Anda akan menyewakan bus untuk mereka. Bila Anda membebaskan mereka dalam memilih transportasi, pastikan para staff yang hadir di pertemuan perlu mengetahui detailnya. Kirimkan mereka peta juga yang menjelaskan lokasi pertemuan lengkap dengan ketersediaan tempat parkir dan biayanya.
Kadangkala Anda mungkin mendapatkan gedung yang jauh dari kantor atau malah di luar kota. Anda perlu menyiapkan informasi tentang tingkat kemacetan di area tersebut. Atau kendaraan-kendaraan umum yang bisa mereka naik untuk sampai ke titik lokasi. Tentu bila Anda menyiapkan bus, permasalahan ini tidak akan menjadi terlalu ribet. Namun harganya jauh lebih mahal.
Tujuan utama dari transportasi ini adalah Anda memastikan setiap orang tiba di lokasi tepat waktu.
2. Dekorasi
Setelah mendapatkan lokasi yang diinginkan, hal kedua yang perlu diperhatikan adalah dekorasi. Dekorasi ini tentu harus sesuai tema. Bila Anda ingin acara bertemakan casual, Anda bisa memasang rumput sintetis di lantai atau di dinding. Mereka akan membuat suasana ruangan lebih santai dan para staff yang hadir juga tidak terlalu tegang pada acara besar ini. Apalagi kalau Anda tambahkan dengan kursi bean bag.
Jangan khawatir kalau suasana santai ini membuat peserta tidak fokus. Karena kenyataannya, ketika tubuh menjadi santai, pikiran mereka terfokus pada hal penting alias acara atau presentasi kantor. Anda pasti kesulitan fokus kalau duduk di kursi berjam-jam bukan.
Kalau Anda tertarik untuk menyewa rumput sintetis atau memasang rumput palsu di kantor, hubungi sewarumput.com. Kami menyediakan rumput artificial untuk berbagai acara dengan warna-warna menarik seperti hijau fresh, hijau lime dan lavender.
3. Penempatan
Manusia adalah mahkluk yang memiliki kebiasaan. Dan bila Anda membebaskan pilihan maka mereka akan duduk di tempat yang sama. Dan kalau ada orang lain yang duduk di tempat dia sebelumnya, dia akan kesal. Selain itu, kalau seorang staff terus menerus duduk bersama teman satu divisinya, Anda akan kesulitan untuk membangun team work dengan divisi lain. Malahan hubungan di kantor akan semakin terkotak-kotak dan sulit bangun.
Jadi Anda mulai berpikir untuk menempatkan orang-orang agar acara meeting ini menjadi efektif. Atau Anda bisa membuat kegiatan sederhana untuk memisahkan orang-orang sedivisi sehingga mereka menyebar dan berkenalan dengan orang-orang di divisi lain.
4. Suhu ruangan
Anda tidak bisa selalu mengontrol suhu ruangan pada sebuah pertemuan. Anda hanya perlu memastikan tempat yang Anda sewa memiliki ac atau ventilasi yang cukup sehingga pertemuan bisa berjalan lancar.
5. Ruangan yang berisik dan distraksi
Menghilangkan suara-suara atau distraksi di ruangan selama pertemuan berlangsung adalah sebuah usaha yang mustahil. Namun Anda bisa mengusahakan yang terbaik. Misalkan, Anda memeriksa kondisi ruangan apakah Anda mendengar suara kendaraan lalu lalang atau orang berbicara di ruangan lain. Anda juga perlu menutupi atau mengalihkan distraksi di ruangan seperti kaca, gambar dan dekorasi lainnya. Misalkan memposisikan kursi mengarah jauh dari distraksi.
6. Pencahayaan
Bila cahaya ruangan terlalu terang, mata para peserta sakit. Jika ruangan terlalu gelap, mata mereka akan tutup dan tertidur. Jadi bila memungkinkan, gunakanlah pencahayaan natural. Namun biar tidak ada distraksi dari jendela, arahkan kursi membelakangi jendela.
Bagi Anda yang menggunakan perlengkapan audiovisual, Anda membutuhkan cahaya artificial. Anda perlu memastikan cahaya lampu bisa diatur. Jadi pencahayaannya tidak terlalu silau atau gelap.
7. Detil-detil penting lainnya
Barang-barang sederhana kadang bisa membawa perubahan pada sebuah pertemuan. Beberapa barang ini adalah:
- Menyediakan kartu nama: Seringkali para peserta tidak mengenal satu sama lain. Jadi menyediakan kartu nama itu penting untuk berkenalan dengan orang baru.
- Catatan meeting: Anda perlu memastikan ada seseorang yang bertanggung jawab untuk mengambil catatan meeting. Gunakan rekaman untuk memastikan setiap catatan ini akurat.
- Tambahkan bumbu: games, bertukar pikiran dan aktifitas-aktifitas seru untuk membuat para peserta lebih semangat dalam mengikuti meeting ini.
- Membersihkan ruangan: tempat meeting bisa dengan mudah menjadi kotor oleh sisa makanan dan minuman. Bila hal ini terjadi, bersihkan ruangan sesegera mungkin. Tempat yang kotor membuat orang sulit berpikir dan menghasilkan ide kreatif
- Evaluasi sukses: Sebagai bagian dari presiapan, Anda perlu membaca evaluasi singkat dari acara kantor sebelumnya sehingga Anda bisa menghindar dari kesalahan. Setelah selesai acara, jangan lupa untuk evaluasi kembali.
Jadi beginilah cara mempersiapkan acara meeting kantor. Apakah sudah tahu apa yang perlu dilakukan? Bila Anda ingin pemasangan rumput sintetis indoor di acara kantor Anda, hubungi 0812-8705-9600
leave a comment